Verifactu en E-Facturatie: Wat Betekent Dat voor Je Website

Verkoop je in Spanje, dan heb je vast een mail gehad dat de facturatie op het punt staat te veranderen en dat je onmiddellijk iets moet aanschaffen. Een deel daarvan klopt en de meeste haast is verzonnen. Dit gebeurt er werkelijk, en dit is het deel dat je website raakt.

Twee verschillende dingen, voortdurend verward

Verifactu gaat over de software die facturen uitgeeft. Spanje eist dat facturatiesystemen verifieerbaar zijn: elke factuur krijgt een geketende vingerafdruk en een QR-code, registraties kunnen niet worden verwijderd of gewijzigd zonder spoor, en het systeem kan aan de belastingdienst rapporteren. Het geldt zowel B2B als B2C.

Verplichte B2B-e-facturatie, uit de Ley Crea y Crece, gaat over het formaat en het kanaal. Facturen tussen bedrijven moeten gestructureerde elektronische documenten zijn, uitgewisseld via digitale kanalen — geen pdf in een mailbijlage.

Het zijn losse verplichtingen met losse tijdlijnen, en daar komt de verwarring vandaan. Je kunt onder de ene vallen en niet onder de andere.

De data, zoals ze er nu staan

Voor Verifactu: 1 januari 2027 voor vennootschappen en 1 juli 2027 voor zelfstandigen en overige belastingplichtigen.

Voor verplichte B2B-e-facturatie onder Crea y Crece: de start is bewust verschoven naar 1 oktober 2027, om te voorkomen dat die boven op Verifactu valt.

Twee dingen die eerlijk gezegd moeten worden. Ten eerste zijn deze data al eerder verschoven, meer dan eens. Ten tweede is er veel marketing die beweert dat beide al van kracht zijn — dat is niet zo. Zegt iemand dat je nu niet voldoet, controleer dan welke datum hij aanhaalt.

Wat dit betekent voor je website

Voor de meeste zakelijke websites: niets. Is je site een brochure, een portfolio of een leadsite, en worden facturen daarna vanuit je boekhoudsoftware verstuurd, dan is dit het probleem van je accountant en je softwareleverancier, niet van je website.

Het telt wél wanneer je website het ding is dat de factuur uitgeeft. Drie gevallen:

Een webshop die automatisch facturen maakt. Koopt een klant en mailt het platform een factuur, dan is dat platform een facturatiesysteem. Het moet vóór de betreffende datum aan de Verifactu-eisen voldoen — vingerafdruk, QR, onwijzigbare registraties. In de praktijk betekent dat: nagaan of de leverancier van je shopplatform zich daaraan heeft gecommitteerd, schriftelijk, met een datum.

Een boekings- of abonnementssite die klanten factureert. Zelfde redenering. Maakt de software de factuur, dan valt de software eronder.

Een site die orders doorzet naar een facturatiesysteem. Hier is de site niet het facturatiesysteem; het gekoppelde systeem wel. Wat je moet bevestigen is dat de koppeling blijft werken zodra dat systeem verandert, want een Verifactu-conforme versie kan een andere API hebben.

Wat je nu doet

Niet veel, en niets met haast, maar het is beter vóór 2027 te doen dan in december 2026.

1. Zoek uit of je website überhaupt facturen uitgeeft. Veel ondernemers weten het niet zeker. Krijgt de klant een document dat factuur heet en heeft jouw site het verstuurd, dan is het antwoord ja.
2. Stel je platform- of pluginleverancier één schriftelijke vraag: wat is uw plan en datum voor Verifactu? Een serieuze leverancier heeft daar al een gepubliceerd antwoord op. Stilte is informatief.
3. Vraag je accountant welke van de twee regels op jou van toepassing is en wanneer. Zij hebben er dagelijks mee te maken en kennen je rechtsvorm en klantenmix.
4. Factureer je aan andere bedrijven, noteer dan oktober 2027 en vraag hoe facturen uitgewisseld gaan worden.
5. Koop nog niets op basis van haast alleen. De data liggen ver genoeg weg dat paniekaankopen onnodig zijn, en de producten veranderen nog.

Waar de website wél echt helpt

Er zit een voordeel in dat het meepakken waard is. Zodra facturatie gestructureerd en geautomatiseerd wordt, verschuift de zwakke schakel naar de gegevens die je bij de verkoop hebt verzameld. Een factuur heeft een correcte statutaire naam, een geldige NIF en een fatsoenlijk adres nodig. Verzamelt je afrekenproces een voornaam en een e-mailadres, dan gaat iemand die gegevens bij elke B2B-order met de hand achterna zitten.

Een zakelijk pad in het afrekenproces toevoegen — bedrijfsnaam, NIF met basisvalidatie, factuuradres — is nu een kleine wijziging en scheelt later veel handwerk. Het scheelt ook afgekeurde facturen, en dat kost echt geld.

Hetzelfde geldt voor je contact- en offerteformulieren als daar de zakelijke relaties beginnen.

Voor Nederlandse en andere EU-bedrijven

Verkoop je vanuit Nederland naar Spanje, dan hangt het ervan af waar je gevestigd bent en waar de transactie wordt belast — echt een vraag voor een belastingadviseur, niet voor een blog.

Het bredere punt is dat dit niet alleen Spaans is. Gestructureerde e-facturatie schuift door de EU, met ViDA dat later dit decennium richting digitale rapportage voor grensoverschrijdende transacties duwt. Landen komen er op hun eigen tempo. Verkoop je over de grens, dan is de richting duidelijk, ook waar jouw nationale datum nog niet vaststaat.

De samenvatting

Twee regels, twee data, grotendeels het terrein van je accountant. Je website telt alleen mee als hij het ding is dat facturen uitgeeft — en is dat zo, dan is de nuttige actie vandaag één schriftelijke vraag aan je platformleverancier, geen aankoop.

De ene verbetering die hoe dan ook loont: verzamel fatsoenlijke factuurgegevens op het moment van verkoop. Dat betaalt zich terug, wat de uiteindelijke data ook worden.

Dit is een praktische samenvatting, geen fiscaal of juridisch advies, en de tijdlijn is eerder gewijzigd. Bevestig je eigen verplichtingen bij je gestor of belastingadviseur, of raadpleeg de gepubliceerde voorlichting van de AEAT.